Biên bản bàn giao mặt bằng văn phòng chỉ có giá trị khi ghi được hiện trạng đo đếm được, không phải mô tả cảm tính. “Tường sơn còn tốt” không bảo vệ được ai; “tường trục A2 có vết nứt dài 30 cm, đã chụp ảnh 14:20 ngày…” thì có.
Bài này đưa checklist tám nhóm hạng mục, các phép thử làm tại chỗ trong khoảng 30 phút, và những khoản hay bị trừ tiền cọc khi trả mặt bằng mà bên thuê thường không lường trước.
Nguyên tắc chung trước khi bắt đầu
- Chụp ảnh có ngày giờ cho mọi hạng mục, kể cả hạng mục đạt. Ảnh của thứ còn tốt là bằng chứng khi trả mặt bằng.
- Ghi số, không ghi tính từ. Số lượng, kích thước, vị trí theo trục cột.
- Kiểm khi có điện nước đầy đủ. Nhận mặt bằng lúc chưa cấp điện là bỏ qua nửa số hạng mục.
- Người ký biên bản phải là người đi kiểm. Ký thay là chỗ phát sinh tranh chấp về sau.
Nhóm 1 — Kết cấu và hoàn thiện
| Hạng mục | Cách kiểm | Ghi vào biên bản |
|---|---|---|
| Sàn | Đi khắp mặt sàn, nghe tiếng bộp ở gạch bong | Số viên bong, vị trí theo trục |
| Tường và trần | Nhìn dọc theo tường ở góc nghiêng để thấy vết lồi lõm | Vị trí, chiều dài vết nứt |
| Trần giả | Tìm tấm ố vàng — dấu của rò nước phía trên | Số tấm ố, vị trí |
| Cửa kính, cửa đi | Đóng mở toàn bộ, kiểm bản lề và khóa | Cửa nào kẹt, cửa nào thiếu chìa |
| Vách ngăn | Đẩy nhẹ vào giữa tấm xem có rung không | Vách nào lỏng chân |
Tấm trần ố vàng là hạng mục đáng chú ý nhất trong nhóm này. Nó cho biết đã từng có rò nước — và nếu không ghi vào biên bản nhận, bên thuê có thể phải chịu chi phí xử lý khi trả.
Nhóm 2 — Điện
- Bật toàn bộ đèn, đếm số bóng không sáng và ghi vị trí.
- Cắm thử từng ổ điện bằng sạc điện thoại hoặc bút thử điện. Ổ chết là chuyện thường gặp và rất khó chứng minh về sau.
- Chụp ảnh tủ điện, đếm số aptomat và ghi công suất tổng ghi trên tủ.
- Kiểm ổ mạng và ổ điện thoại, ghi số lượng theo từng phòng.
- Ghi chỉ số công tơ điện tại thời điểm bàn giao — chụp ảnh rõ số.
Bước cuối là bước rẻ nhất và hay bị bỏ qua nhất. Không có ảnh chỉ số đầu kỳ thì hóa đơn tháng đầu tiên không đối chiếu được với gì cả.
Nhóm 3 — Nước và khu vệ sinh
Khu vệ sinh là nơi phát sinh nhiều tranh chấp nhất khi trả mặt bằng, vì hư hỏng ở đây tích lũy âm thầm và chỉ lộ ra khi kiểm kỹ.
| Hạng mục | Phép thử tại chỗ |
|---|---|
| Áp lực nước | Mở đồng thời hai vòi rửa tay và một vòi xịt, xem dòng có yếu đi rõ không |
| Bồn cầu | Xả từng bồn: nước ra mạnh, rút hết, không dâng lên |
| Van xả rò rỉ | Nhỏ phẩm màu vào két, đợi 20 phút xem màu có xuống bồn không |
| Thoát sàn | Dội một xô nước ra sàn, đo thời gian rút hết |
| Bồn rửa | Đổ đầy rồi xả, nước rút hết trong vài giây là đạt |
| Quạt hút | Áp mảnh giấy vào mặt lưới: dính chặt là đạt, rơi ngay là hỏng |
| Mùi | Đóng cửa 5 phút rồi vào lại — mùi cống nghĩa là bẫy nước cạn hoặc hở |
| Hộp đựng giấy, hộp khăn | Đếm số lượng, kiểm còn chìa khóa không |
| Gương | Nhìn mép gương tìm dấu bong lớp tráng bạc |
| Chỉ số đồng hồ nước | Chụp ảnh rõ số |
Chìa khóa hộp đựng giấy là chi tiết nhỏ nhưng hay thiếu, và thiếu chìa nghĩa là không thay giấy được cho tới khi thay khóa. Đếm và nhận đủ ngay lúc bàn giao.
Nhóm 4 — Điều hòa và thông gió
- Bật từng dàn lạnh, để chạy ít nhất 10 phút rồi sờ cửa gió xem có lạnh không.
- Nhìn dưới mỗi dàn lạnh tìm vết nước nhỏ giọt — dấu của đường thoát nước ngưng bị nghẽn.
- Ghi số lượng dàn lạnh, mã máy và công suất.
- Hỏi lần vệ sinh và bảo trì gần nhất, xin biên bản nếu có.
- Kiểm remote — thiếu remote là khoản nhỏ nhưng hay bị trừ khi trả mặt bằng.
Nhóm 5 — Phòng cháy chữa cháy
Nhóm này không thương lượng được vì liên quan tới quy định và tới an toàn thật.
- Đếm bình chữa cháy, chụp ảnh tem kiểm định và hạn ghi trên bình.
- Kiểm đầu báo khói — đếm số lượng và ghi vị trí.
- Kiểm đèn thoát hiểm có sáng không, đèn sự cố có tự bật khi ngắt điện không.
- Đi thử toàn bộ lối thoát hiểm xem có bị khóa hoặc bị chặn bởi đồ đạc không.
- Xin bản sao hồ sơ nghiệm thu phòng cháy của tòa nhà.
Nhóm 6 — An ninh và tiếp cận
| Hạng mục | Ghi vào biên bản |
|---|---|
| Chìa khóa các loại | Số lượng từng loại, bàn giao cho ai |
| Thẻ từ ra vào | Số thẻ, tên người giữ |
| Camera | Số lượng, vị trí, ai có quyền xem |
| Quy định giờ ra vào | Giờ đóng cửa tòa nhà, thủ tục làm ngoài giờ |
| Chỗ đậu xe | Số chỗ ô tô và xe máy được cấp |
Nhóm 7 — Hạ tầng vận hành
- Vị trí kho vật tư và diện tích được dùng. Kho xa khu vệ sinh nghĩa là mỗi lần bổ sung giấy tốn thêm thời gian đi lại.
- Vị trí tập kết rác, giờ thu gom và bên nào chịu phí.
- Khu vực cho đội tạp vụ — chỗ để dụng cụ, chỗ lấy nước, chỗ đổ nước bẩn.
- Đường vận chuyển hàng: thang hàng có không, tải trọng bao nhiêu, đặt lịch thế nào.
Nhóm này ít khi xuất hiện trong biên bản mẫu nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận hành hằng tháng. Không có chỗ đổ nước bẩn gần khu vệ sinh là chuyện đội tạp vụ phải sống chung suốt thời hạn thuê.
Nhóm 8 — Hồ sơ và cam kết
- Bản vẽ mặt bằng hiện trạng, có đánh dấu các thay đổi so với thiết kế gốc.
- Danh mục tài sản bàn giao kèm ảnh từng món.
- Biên bản ghi rõ hạng mục nào bên cho thuê cam kết sửa, và thời hạn sửa.
- Chỉ số điện, nước, và nếu có thì cả chỉ số nước nóng.
- Danh sách liên hệ: quản lý tòa nhà, kỹ thuật, an ninh, và số gọi khi có sự cố ngoài giờ.
Khi trả mặt bằng: những khoản hay bị trừ cọc
| Khoản | Cách phòng ngay từ lúc nhận |
|---|---|
| Lỗ khoan trên tường, dấu keo dán decal | Chụp ảnh tường lúc nhận; thỏa thuận trước về việc khoan treo |
| Sàn trầy do ghế xoay | Lót đế bánh xe ngay từ đầu; chụp ảnh sàn lúc nhận |
| Thiết bị vệ sinh hỏng | Ghi hiện trạng chi tiết lúc nhận, kèm phép thử ở nhóm 3 |
| Thiếu chìa khóa, thẻ từ, remote | Đếm và ghi số lượng ngay từ đầu |
| Trần ố do rò nước | Ghi tấm ố có sẵn lúc nhận — nếu không sẽ bị tính là do mình |
| Vệ sinh tổng khi trả | Đọc kỹ điều khoản: “trả nguyên trạng” và “trả sau vệ sinh tổng” là hai mức khác nhau |
Mẫu số chung: mọi khoản trong bảng đều phòng được bằng ảnh chụp lúc nhận. Ba mươi phút chụp ảnh ở đầu kỳ tiết kiệm phần lớn tranh chấp ở cuối kỳ.
Việc cần làm trong tuần đầu sau khi nhận
- Lập danh mục vật tư tiêu hao và đặt đơn hàng đầu tiên trước ngày nhân viên vào làm.
- Kiểm số buồng vệ sinh so với số nhân viên dự kiến để biết trước khu nào sẽ quá tải vào giờ cao điểm.
- Đặt lịch bảo trì định kỳ cho điều hòa, quạt hút và thông cống, đừng đợi tới lúc có sự cố.
- Treo biểu kiểm tra khu vệ sinh và bắt đầu ghi từ ngày đầu — dữ liệu ba tháng đầu là căn cứ để tính định mức thật.
Xem thêm vì sao nên chọn giấy vệ sinh cuộn lớn cho nơi công cộng và công sở và cặp đôi hộp đựng và giấy vệ sinh cuộn lớn.
Câu hỏi thường gặp
Checklist nhận mặt bằng văn phòng gồm những gì?
Tám nhóm: kết cấu và hoàn thiện, điện, nước và khu vệ sinh, điều hòa và thông gió, phòng cháy chữa cháy, an ninh và tiếp cận, hạ tầng vận hành, hồ sơ và cam kết. Mỗi hạng mục cần ghi số đo đếm được kèm ảnh có ngày giờ.
Kiểm khu vệ sinh khi nhận mặt bằng như thế nào?
Làm các phép thử tại chỗ: mở đồng thời hai vòi và một vòi xịt xem áp lực có yếu đi không, xả từng bồn cầu, nhỏ phẩm màu vào két đợi 20 phút xem van có hở không, dội nước ra sàn đo thời gian rút, và áp mảnh giấy vào quạt hút xem có dính không.
Những khoản nào hay bị trừ tiền cọc khi trả mặt bằng?
Lỗ khoan và dấu keo trên tường, sàn trầy do ghế xoay, thiết bị vệ sinh hỏng, thiếu chìa khóa và thẻ từ, trần ố do rò nước, và chi phí vệ sinh tổng. Tất cả đều phòng được bằng ảnh chụp hiện trạng lúc nhận.
Vì sao phải chụp ảnh cả những hạng mục còn tốt?
Vì ảnh của thứ còn tốt lúc nhận là bằng chứng khi trả mặt bằng. Nếu chỉ chụp chỗ hỏng, bên thuê không chứng minh được hiện trạng ban đầu của những chỗ còn lại và dễ bị tính là hư hỏng do mình gây ra.
Biên bản bàn giao nên ghi như thế nào cho có giá trị?
Ghi số đo đếm được thay vì tính từ. “Tường sơn còn tốt” không bảo vệ được ai, còn “tường trục A2 có vết nứt dài 30 cm, ảnh chụp lúc 14:20” thì có. Vị trí nên ghi theo trục cột để tra lại được.
Sau khi nhận mặt bằng cần làm gì trong tuần đầu?
Lập danh mục vật tư tiêu hao và đặt đơn đầu tiên trước ngày nhân viên vào làm, đối chiếu số buồng vệ sinh với số nhân viên dự kiến, đặt lịch bảo trì định kỳ, và treo biểu kiểm tra khu vệ sinh để bắt đầu thu dữ liệu định mức từ ngày đầu.
Cần rà soát vật tư cho khu vệ sinh?
An Khang cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn từ bột giấy nguyên sinh, khăn giấy lau tay đa năng và hộp đựng Roto — nhóm vật tư cần có sẵn từ ngày đầu nhân viên vào làm việc tại mặt bằng mới.
Kho đặt tại KCN Sóng Thần, phường Dĩ An, TP. Hồ Chí Minh (Bình Dương cũ). Giao miễn phí trong TP.HCM và các tỉnh lân cận, thời gian giao 24–48 giờ. Giá niêm yết chưa gồm VAT.
Nhận báo giá vật tư khu vệ sinh →
Hoặc gọi 0901 077 077 — cho biết số nhân viên và số buồng vệ sinh của mặt bằng mới để đội tư vấn đề xuất định mức khởi đầu.
