Cách tính chi phí giấy vệ sinh mỗi tháng cho doanh nghiệp là cộng đủ năm khoản: giấy vệ sinh, khăn giấy lau tay, khấu hao hộp đựng, nhân công thay và nạp, và chi phí sự cố. Trong bảng tính mẫu ở bài này, hóa đơn giấy vệ sinh chỉ chiếm khoảng 56% tổng chi — phần còn lại nằm rải ở bốn khoản kia.
Bài này đưa công thức từng khoản, một bảng tính mẫu hoàn chỉnh cho văn phòng 100 người, mẫu so sánh hai báo giá cho công bằng, và cách theo dõi con số thật của đơn vị bạn trong ba tháng.
Vì sao hóa đơn giấy không phải là chi phí giấy?
Khi phòng hành chính báo cáo “chi phí giấy vệ sinh tháng này”, con số đưa ra hầu như luôn là tổng hóa đơn từ nhà cung cấp. Con số đó thiếu ít nhất ba thứ:
- Thời gian nhân sự bỏ ra để thay giấy, nạp khăn, kiểm tra và đặt hàng — nằm trong bảng lương, không nằm trên hóa đơn.
- Chi phí sự cố — thông tắc bồn cầu, mua lẻ khi thiếu gấp — thường được hạch toán vào mục sửa chữa hoặc chi khác.
- Khấu hao hộp đựng — mua một lần rồi biến mất khỏi báo cáo hằng tháng.
Hệ quả thực tế: khi so hai nhà cung cấp bằng hóa đơn, bạn đang so đúng một nửa bài toán. Nhà cung cấp có đơn giá thấp hơn nhưng giao trễ và chất lượng lô không ổn định sẽ đẩy ba khoản còn lại lên — và tổng chi cuối cùng cao hơn.
Năm khoản tạo nên chi phí giấy hằng tháng
| # | Khoản | Cách tính | Có trên hóa đơn? |
|---|---|---|---|
| 1 | Giấy vệ sinh | Số cuộn × đơn giá cuộn | Có |
| 2 | Khăn giấy lau tay | Số gói × đơn giá gói | Có |
| 3 | Khấu hao hộp đựng | Tổng tiền hộp ÷ số tháng sử dụng | Chỉ tháng đầu |
| 4 | Nhân công thay và nạp | Số thao tác × phút mỗi thao tác × chi phí mỗi phút | Không |
| 5 | Chi phí sự cố | Chi thông tắc + chênh lệch mua lẻ | Rải rác |
Bốn khoản đầu tính được chính xác. Khoản thứ năm chỉ ước lượng được, và cách duy nhất để có con số dùng được là ghi lại số lần phát sinh trong vài tháng.
Khoản 1 — Giấy vệ sinh
Công thức hai bước:
Số cuộn mỗi tháng = số mét giấy tiêu thụ ÷ chiều dài một cuộn
Tiền giấy = số cuộn × đơn giá cuộn
Chiều dài cuộn theo thông số công bố của An Khang:
| Mã | Chiều dài cuộn | Giá/cuộn (chưa VAT) | Đồng/mét giấy |
|---|---|---|---|
| AKC500 | ≈ 154 m | 27.800 đ | ≈ 181 đ |
| AKC600 | ≈ 179 m | 33.000 đ | ≈ 184 đ |
| AKS700 | ≈ 198 m | 38.800 đ | ≈ 196 đ |
| AKS900 | ≈ 255 m | 48.900 đ | ≈ 192 đ |
Số mét tiêu thụ là vế khó. Không có con số bình quân nào dùng được cho mọi đơn vị, vì nó phụ thuộc số buồng, tỷ lệ nam nữ, có khách vãng lai hay không, và loại hộp đang dùng. Cách đo trong 30 ngày ở bài hướng dẫn thao tác với hộp đựng giấy cho con số sát hơn nhiều so với ước chừng.
Khoản 2 — Khăn giấy lau tay
Đây là khoản bị bỏ quên thường xuyên nhất khi lập dự toán, dù ở nhiều văn phòng nó chiếm tỷ trọng gần bằng giấy vệ sinh.
Khăn giấy đa năng An Khang mã AK20-2: 102 tờ mỗi gói, giá 10.900 đ chưa VAT — tức khoảng 107 đồng mỗi tờ.
Số gói mỗi tháng = (số người × số tờ mỗi người mỗi ngày × số ngày làm việc) ÷ 102
Số tờ mỗi người mỗi ngày là biến bạn phải đo, không nên đoán — nó phụ thuộc nhiều vào việc khu rửa tay có máy sấy hay không, và hộp đựng khăn có giới hạn tốc độ rút hay không.
Cách đo trong một tuần: đếm số gói xuất kho cho một khu rửa tay trong bảy ngày, nhân 102 để ra số tờ, chia cho số người và số ngày. Làm ở hai khu rồi lấy trung bình.
Khoản 3 — Khấu hao hộp đựng
Hộp đựng mua một lần nhưng phục vụ nhiều năm, nên đưa vào chi phí tháng theo khấu hao:
Khấu hao mỗi tháng = (số hộp × đơn giá hộp) ÷ số tháng sử dụng dự kiến
| Mã hộp | Chất liệu | Giá (chưa VAT) | Bảo hành |
|---|---|---|---|
| RT3203A | Nhựa ABS dẻo | 350.000 đ | Miễn phí thay mới |
| RT3203B | Nhựa ABS dẻo | 350.000 đ | Trọn đời |
| RT5822I | Inox mờ | 750.000 đ | 6 tháng, thay mới khi hỏng |
Hai lưu ý làm khoản này nhỏ hơn nhiều so với con số trên bảng giá:
- Chính sách bảo hành kéo dài tuổi thọ kế toán. RT3203B bảo hành trọn đời cho khách đang dùng giấy của Thế Giới Giấy — nghĩa là hộp hỏng được thay mà không phát sinh chi phí mua mới.
- Có chính sách tài trợ hộp đựng khi mua giấy hoặc khăn giấy đạt sản lượng theo chính sách bán hàng của công ty. Nếu áp dụng được thì khoản này bằng 0. Điều kiện thay đổi theo từng thời điểm và từng khách, nên hỏi trước khi đưa tiền mua hộp vào dự toán.
Khoản 4 — Nhân công thay và nạp
Chi phí nhân công = số thao tác mỗi tháng × số phút mỗi thao tác × chi phí nhân công mỗi phút
Số thao tác gồm cả thay cuộn giấy và nạp khăn lau tay. Hai con số còn lại phải đo tại chỗ:
- Số phút mỗi thao tác — bấm giờ ba lần rồi lấy trung bình. Con số này khác nhau rất nhiều giữa các nơi: nhà vệ sinh cạnh kho vật tư tốn ít thời gian hơn hẳn nhà vệ sinh cuối hành lang tầng 12.
- Chi phí nhân công mỗi phút — lấy chi phí thuê dịch vụ vệ sinh hoặc lương tạp vụ chia cho số phút làm việc.
Đây là khoản chịu ảnh hưởng mạnh nhất từ lựa chọn định lượng. Với cùng lượng giấy tiêu thụ, cuộn 900 g cần số lần thay bằng khoảng 55% so với cuộn 500 g.
Khoản 5 — Chi phí sự cố
Ba loại sự cố phát sinh chi phí thật:
| Sự cố | Chi phí phát sinh | Cách ghi nhận |
|---|---|---|
| Nghẹt bồn cầu | Tiền thợ thông tắc, thời gian gián đoạn khu vệ sinh | Ghi số lần mỗi quý và tiền mỗi lần |
| Mua lẻ khi thiếu gấp | Chênh lệch so với giá hợp đồng, cộng thời gian đi mua | Ghi số lần và số tiền chênh |
| Giấy hỏng trong kho | Số cuộn phải bỏ do ẩm, móp, rách bao | Đếm khi kiểm kho |
Không có con số bình quân nào đáng tin cho khoản này — nó phụ thuộc vào chất lượng giấy, điều kiện kho và độ ổn định của nhà cung cấp. Cách duy nhất là lập một dòng ghi chép và theo dõi ba tháng. Ba tháng đầu con số sẽ thô, nhưng vẫn hơn hẳn việc bỏ trống khoản này.
Xem thêm các lý do khiến bồn cầu thường xuyên bị nghẹt để giảm loại sự cố tốn kém nhất trong ba loại.
Bảng tính mẫu: văn phòng 100 người
Các con số đầu vào dưới đây là giả định để minh họa cách ráp bảng. Hãy thay từng dòng bằng số đo được tại đơn vị bạn — phần dưới có hướng dẫn đo.
Đầu vào giả định: 100 người, 22 ngày làm việc, 8 buồng vệ sinh, dùng AKS700. Đã đo được 4.500 m giấy mỗi tháng và 2 tờ khăn lau tay mỗi người mỗi ngày. Mỗi thao tác thay hoặc nạp mất 1 phút, chi phí nhân công 40.000 đ mỗi giờ. Hộp mua mới, khấu hao 36 tháng.
| Khoản | Cách ra số | Thành tiền/tháng | Tỷ trọng |
|---|---|---|---|
| 1. Giấy vệ sinh | 4.500 m ÷ 198 m = 23 cuộn × 38.800 đ | 892.400 đ | 56% |
| 2. Khăn giấy lau tay | 100 × 2 × 22 = 4.400 tờ ÷ 102 = 44 gói × 10.900 đ | 479.600 đ | 30% |
| 3. Khấu hao hộp | 8 hộp × 350.000 đ ÷ 36 tháng | 77.800 đ | 5% |
| 4. Nhân công | (23 + 44) thao tác × 1 phút × 667 đ | 44.700 đ | 3% |
| 5. Sự cố | 1 lần thông tắc mỗi quý × 300.000 đ ÷ 3 | 100.000 đ | 6% |
| Tổng (chưa VAT) | 1.594.500 đ | 100% | |
Quy về mỗi người: khoảng 15.900 đồng một người một tháng. Đây là con số dùng để so sánh giữa các kỳ và giữa các chi nhánh — hữu ích hơn nhiều so với tổng chi, vì nó loại được biến động do số nhân sự thay đổi.
Ba điều bảng này cho thấy:
- Hóa đơn giấy vệ sinh chỉ là 56%. Đàm phán giảm 5% đơn giá giấy chỉ động tới 2,8% tổng chi.
- Khăn lau tay chiếm 30% — gần bằng một phần ba, mà thường không có trong dự toán riêng.
- Nếu được tài trợ hộp thì khoản 3 về 0, kéo tổng xuống còn khoảng 1.516.700 đ.
Cách so sánh hai báo giá cho công bằng
Hai báo giá hiếm khi so trực tiếp được, vì cuộn khác trọng lượng và khăn khác số tờ. Quy về đơn vị chung trước khi so:
| Hạng mục | Quy về | Công thức |
|---|---|---|
| Giấy vệ sinh | Đồng mỗi mét | Giá cuộn ÷ chiều dài cuộn |
| Giấy vệ sinh (khi không biết chiều dài) | Đồng mỗi gram | Giá cuộn ÷ trọng lượng cuộn |
| Khăn lau tay | Đồng mỗi tờ | Giá gói ÷ số tờ mỗi gói |
Nếu báo giá không ghi chiều dài cuộn, tính được từ ba thông số khác: chiều dài = trọng lượng ÷ (định lượng tổng × chiều rộng cuộn), trong đó định lượng tổng là gsm mỗi lớp nhân số lớp.
Năm câu nên hỏi nhà cung cấp trước khi chốt, vì chúng ảnh hưởng tới bốn khoản còn lại:
- Định lượng và dung sai là bao nhiêu? Dung sai rộng nghĩa là lô này dày lô kia mỏng, và định mức không dự báo được.
- Thành phần là bột nguyên sinh hay bột trộn? Ảnh hưởng lượng bụi và tốc độ tan trong nước, tức ảnh hưởng khoản 5.
- Thời gian giao là bao lâu? Giao nhanh thì trữ ít, giảm rủi ro giấy hỏng trong kho.
- Có bổ sung gấp được không? Đây là thứ quyết định bạn có phải mua lẻ hay không.
- Chính sách hộp đựng thế nào? Tài trợ hay bán, bảo hành bao lâu, điều kiện gì.
VAT, giao hàng và những dòng dễ quên
- Giá niêm yết thường chưa gồm VAT. Khi lập dự toán phải cộng VAT theo thuế suất hiện hành cho phần hàng hóa — khoản 1, 2, 3. Khoản 4 là chi phí nội bộ, không có VAT.
- Phí giao hàng. An Khang giao miễn phí trong TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận; ngoài phạm vi đó cần hỏi rõ để không phát sinh sau.
- Giao nhiều điểm. Doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên hỏi trước việc giao tới từng địa chỉ có tính thêm không.
- Công nợ. Ảnh hưởng dòng tiền chứ không ảnh hưởng tổng chi, nhưng kế toán cần biết khi lập kế hoạch.
- Điều khoản giá trong thời hạn hợp đồng. Đây là dòng quyết định dự toán năm có giữ được không. An Khang có chính sách giữ giá theo hợp đồng 12 tháng — liên hệ để biết điều kiện áp dụng.
Hạng mục cuối đáng hỏi kỹ khi lập ngân sách năm. Một bảng tính chi tiết tới từng đồng vẫn vô nghĩa nếu đơn giá được điều chỉnh giữa năm tài chính — và đó là rủi ro không nằm trong bất kỳ khoản nào ở trên.
Cách theo dõi chi phí thật trong ba tháng
Bảng tính chỉ đúng khi đầu vào đúng. Ba tháng là chu kỳ tối thiểu để có số dùng được:
- Tháng 1 — đo cơ bản. Ghi mỗi tuần: số cuộn xuất kho theo khu vực, số gói khăn xuất kho, số lần tạp vụ phải bổ sung ngoài lịch.
- Tháng 2 — đo thời gian. Bấm giờ ba lần thay giấy và ba lần nạp khăn ở hai khu khác nhau. Lấy trung bình.
- Tháng 3 — ghi sự cố. Mỗi lần thông tắc, mỗi lần mua lẻ, mỗi cuộn bỏ đi vì hỏng: ghi ngày, lý do, số tiền.
- Cuối tháng 3 — ráp bảng theo năm khoản ở trên, rồi tính con số mỗi người mỗi tháng làm mốc.
Từ tháng thứ tư trở đi chỉ cần cập nhật khoản 1 và 2 theo hóa đơn, và soát lại khoản 4, 5 mỗi quý.
Lý do phải đo theo tuần chứ không theo tháng: lưu lượng nhà vệ sinh dao động mạnh giữa các tuần — tuần có sự kiện, tuần nghỉ lễ, tuần cuối tháng đều lệch. Số theo tháng che mất biến động đó, và bạn sẽ không biết nên đặt hàng theo mức nào.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí giấy vệ sinh mỗi tháng gồm những khoản nào?
Năm khoản: giấy vệ sinh, khăn giấy lau tay, khấu hao hộp đựng, nhân công thay và nạp, và chi phí sự cố như thông tắc bồn cầu hay mua lẻ khi thiếu. Chỉ hai khoản đầu nằm trên hóa đơn nhà cung cấp.
Hóa đơn giấy chiếm bao nhiêu phần trăm tổng chi phí?
Trong bảng tính mẫu cho văn phòng 100 người, giấy vệ sinh chiếm khoảng 56% và khăn lau tay chiếm 30%. Tỷ trọng thật ở mỗi đơn vị khác nhau tùy số buồng vệ sinh, khu rửa tay có máy sấy hay không, và tần suất sự cố.
Làm sao so sánh hai báo giá giấy vệ sinh cho công bằng?
Quy về đồng mỗi mét giấy bằng cách lấy giá cuộn chia chiều dài cuộn, và đồng mỗi tờ với khăn lau tay. Nếu báo giá không ghi chiều dài, tính bằng trọng lượng chia cho tích của định lượng tổng và chiều rộng cuộn.
Có nên tính chi phí nhân công thay giấy không?
Nên, vì đây là khoản chịu ảnh hưởng trực tiếp từ lựa chọn định lượng. Với cùng lượng giấy tiêu thụ, cuộn 900 g cần số lần thay bằng khoảng 55% so với cuộn 500 g — chênh lệch đó không hiện trên hóa đơn giấy nhưng nằm trong bảng lương.
Chi phí giấy vệ sinh mỗi người mỗi tháng là bao nhiêu?
Không có con số chung vì phụ thuộc số buồng vệ sinh, tỷ lệ khách vãng lai, loại hộp đựng và chất lượng giấy. Nên tự tính con số này cho đơn vị mình rồi dùng làm mốc so sánh giữa các kỳ và giữa các chi nhánh, vì nó loại được biến động do số nhân sự thay đổi.
Mất bao lâu để có số liệu chi phí đáng tin?
Ba tháng: tháng đầu đo lượng tiêu thụ theo tuần, tháng hai bấm giờ các thao tác thay và nạp, tháng ba ghi lại sự cố. Đo một tháng rồi nhân lên sẽ lệch, vì lưu lượng dao động mạnh giữa các tuần.
Cần bảng tính chi phí cho đơn vị của bạn?
An Khang cung cấp giấy vệ sinh cuộn lớn bốn định lượng 500 g, 600 g, 700 g và 900 g từ bột giấy nguyên sinh, khăn giấy lau tay đa năng và hộp đựng Roto. Có chính sách tài trợ hộp đựng khi mua giấy hoặc khăn giấy đạt sản lượng theo chính sách bán hàng của công ty.
Giao miễn phí trong TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận, thời gian giao 24–48 giờ. Giá niêm yết chưa gồm VAT.
Nhận báo giá theo sản lượng thực tế →
Hoặc gọi 0901 077 077 — cung cấp số nhân sự và số buồng vệ sinh, đội tư vấn sẽ ráp giúp bảng tính năm khoản theo số của bạn.
